Association des Radioamateurs Vauclusiens

Règlement intérieur

Le présent règlement intérieur a été élaboré conformément à l’article 19 des statuts. Il a été approuvé par décision du Conseil d’Administration (CA) du 11 janvier 2022. Il est applicable à compter de cette date.

Adhésion, en complément de l’article 7 des statuts:

La période de cotisation annuelle débute le 1er jour de l’année civile et se termine le dernier jour de la même année. Toute demande d’adhésion doit être formulée par écrit en utilisant un formulaire préparé à cet effet disponible en ligne sur le site Web de l’ARV84.

L’adhésion à l’ARV84 entraîne de fait l’acceptation du présent règlement intérieur, dont tout membre a pris entière connaissance lors de son adhésion.

Cotisation

La cotisation annuelle ne peut pas être effectuée pour les années antérieures à celle en cours.

Assurances

Les membres à jour de leur cotisation sont couverts en cas d’accident survenant au cours des activités individuelles ou collectives organisées et proposées par l’ARV84.

Code de conduite et éthique

Les membres s’engagent à faire preuve d’une parfaite probité, en toutes circonstances, que ce soit dans l’association ou en dehors. Les membres n’agiront pas et ne s’exprimeront pas au nom de l’association sans habilitation expresse et écrite du président ou du Conseil d’Administration.

Aucune violence verbale ou physique envers une tierce personne dans le cadre des activités de l’ARV84 ne sera tolérée. L’abus d’alcool et la consommation de produits illicites dans le cadre des activités de l’ARV84 sont proscrits.

De manière générale, tout membre s’engage à ne pas porter de préjudice moral ou matériel à l’ARV84, soit par ses actions, son comportement, ses propos qui non conformes à l’éthique de l’ARV84 et aux valeurs qu’elle défend, peuvent être sanctionnés par le Conseil d’Administration.

Radiation – sanction en complément de l’article 8 des statuts.

L’exclusion d’un membre peut être prononcée par le Conseil d’Administration, pour motif grave.

Sont notamment réputés constituer des motifs graves:

• toute action, comportement, publication ou propos de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.

• non respect des statuts.

• une condamnation pénale pour crime ou/et délit.

En tout état de cause, l’intéressé doit être mis en mesure de présenter sa défense, préalablement à la décision d’exclusion. La radiation peut être précédée d’un avertissement et/ou d’une suspension temporaire.

La décision d’exclusion est adoptée par le Conseil d’Administration statuant à la majorité des deux tiers des membres présents.

Il est également possible de prévoir des sanctions en cas de violation des dispositions du présent règlement intérieur.

Conditions d’Assemblée Générale en complément de l’article 12 des statuts.

L’Assemblée Générale est organisée au plus tard avant la fin du 1 er trimestre de l’année suivant l’exercice concerné sauf conditions exceptionnelles dûes à des événements graves ou à l’interdiction administrative de regroupement.

La convocation est adressée à tous les membres à jour de cotisation au 31/12 de l’année précédente écoulée et à tous les membres à jour de cotisation pour l’année en cours. Elle comprend l’ordre du jour, la liste des membres sortants du Conseil d’Administration, un pouvoir en cas d’empêchement, le budget arrêté au 31/12 de l’année écoulée et le budget prévisionnel de l’année en cours.

Les candidatures à l’élection au Conseil d’Administration et les questions diverses doivent parvenir à l’ARV84 par courrier postal ou électronique au plus tard une semaine avant l’Assemblée Générale.

Les membres à jour de cotisation et adhérents depuis au moins la dernière année complète au jour de l’Assemblée Générale participent à la totalité des votes. Les membres adhérents depuis moins d’un an, participent seulement au vote des candidats postulant au Conseil d’Administration. Les bulletins de vote seront de deux types afin de s’adapter aux situations décrites ci-dessus.

Avant le début de l’Assemblée Générale, le secrétaire vérifie les pouvoirs dont sont porteurs les membres présents, ainsi que la qualité des mandants et des mandataires, qui doivent être les uns et les autres à jour de leur cotisation au 31 décembre de l’année précédente ou au jour de l’Assemblée Générale.

Les votes s’effectuent à bulletin secret. Le dépouillement des votes est opéré publiquement par les membres du Conseil d’Administration assistés de deux scrutateurs volontaires.

Seront déclarés nuls: les bulletins portant des signes de reconnaissance ou des commentaires et les bulletins sur lesquels figurent plus de noms que de sièges à pourvoir.

En cas d’Assemblée Générale virtuelle (conditions exceptionnelles), le vote se déroule par courrier électronique durant une période prédéfinie et selon les modalités décidées par le Conseil d’Administration pour permettre aux membres de s’exprimer. Ceux qui ne disposent pas de moyens informatiques seront avertis et consultés par le moyen le mieux adapté à leur situation. Les résultats seront immédiatement publiés par voie électronique.

Conseil d’Administration, en complément des art 10, 11, 15, 16, 17 des statuts.

Le président est le représentant officiel de l’ARV84. Il présente le rapport moral de l’activité associative pendant l’Assemblée Générale.

Le vice-président supplée au quotidien le président et peut être appelé à représenter l’association après avoir reçu une délégation ponctuelle de pouvoirs du président ou en cas d’indisponiblité de celui-ci ou de son absence.

Le secrétaire est chargé de la communication interne et externe: convocation et comptes-rendus de réunions, d’Assemblée Générale, etc. Il présente le rapport d’activité pendant l’Assemblée Générale annuelle.

Le trésorier est chargé de la gestion du compte de l’association. Il reçoit les cotisations et les dépose sur le compte de l’association. Il détient le chéquier et la carte bancaire de l’association ainsi que les livres de compte. Il n’est en aucun cas le responsable des achats (qui sont décidés collectivement par le Conseil d’Administration). Il présente les bilans financiers notamment pendant l’Assemblée Générale.

Les adjoints assistent les titulaires dans leur rôle.

Les démissions sont formulées par écrit et adressées à l’ARV84.

En cas de démission de l’un des membres du Bureau, son adjoint si tel est le cas est nommé à sa place. Si aucun adjoint n’a été désigné par le Conseil d’Administration, celui-ci se réunit dans un délai de quinze jours à compter de la date de réception de la démission, afin de procéder au remplacement du membre démissionnaire.

En cas de vacance du poste de président, le vice président exerce provisoirement les fonctions présidentielles jusqu’à l’élection d’un nouveau président. Ce dernier sera élu par le Conseil d’Administration qui devra être convoqué à cet effet dans un délai maximum de deux mois.

Candidature au Conseil d’Administration

Tout adhérent depuis au moins les deux dernières années consécutives complètes au moment de l’Assemblée Générale, peut faire acte de candidature au Conseil d’Administration.

Tout membre de l’association exerçant un poste de dirigeant, de gestionnaire, de mandataire ou de chef d’entreprise dans le cadre d’une activité professionnelle privée ou publique dans les domaines de l’électronique, l’informatique, les communications ou en relation directe avec le radioamateurisme ne peut se prévaloir d’une candidature au Conseil d’Administration de l’ARV84.

De même, tout membre du Conseil d’Administration de l’ARV84 qui au cours de son mandat est emmené à exercer une activité professionnelle rentrant dans le cadre ci-dessus devra obligatoirement déclarer sa situation dans un délai d’un mois et présenter sa démission.

Poste de Président – Cumul

Tout membre de l’association déjà président d’une association directement liée au radioamateurisme et membre du Conseil d’Administration ne peut être élu président de l’ARV84.

De même, tout président de l’ARV84 en cours de mandat élu président d’une association similaire directement liée au radioamateurisme devra obligatoirement déclarer sa situation dans un délai d’un mois. Il devra présenter sa démission du poste de président, il pourra cependant occuper un poste au sein du Conseil d’Administration en dehors du Bureau.

Contrôleur aux comptes

Le contrôleur aux comptes doit être une personne bénévole, désignée librement par l’Assemblée Générale adhérent depuis au moins une année complète et non membre du Conseil d’Administration.

Il a pour mission de vérifier annuellement la régularité et l’exactitude des informations données sur les comptes avant l’Assemblée Générale.

Commissions et activités

Des commissions peuvent être constituées par décision du Conseil d’Administration. Celles-ci sont animées par un responsable technique ou un référent. Tout membre de l’ARV84 peut se proposer comme participant et contributeur d’une commission particulière, soumise à l’acceptation du Conseil d’Administration.

Des animations ou activités peuvent être mises en place par des membres de l’ARV84. Les ressources matérielles et/ou financières nécessaires à celles-ci peuvent être prises en charge et financées tout ou partie par l’ARV84 sur décision du Conseil d’Administration.

Indemnités de remboursement

Seuls les administrateurs et membres élus du Conseil d’Administration, peuvent prétendre au remboursement des frais engagés dans le cadre de leurs fonctions et sur remise des justificatifs correspondants.

Radio club F5KPO

Le local situé dans un bâtiment municipal au 1 er étage du 241 avenue Ernest Perrin à Althen des Paluds tient lieu de siège de L’ARV84 et du radio club F5KPO.

C’est le lieu de réunion, de rencontre, d’échanges et d’accueil des membres. Ce local est constitué :

• de l’espace laboratoire et mesures servant également de salle de réunion du Conseil d’Administration et de bibliothèque,

• de l’espace trafic renfermant les appareils de transmission

• de la réserve où sont entreposés divers matériels.

Chaque membre présent dans le local s’engage à y respecter les autres membres et leur activité.

Principes d’utilisation du local

Son utilisation et son entretien nécessitent l’implication de tous les membres. Il convient d’être vigilant afin d’avoir une utilisation de l’électricité, du chauffage et de l’eau réduite au nécessaire. Personne n’est désigné pour faire le ménage : chacun doit y participer.

Les locaux doivent être entretenus au fur et à mesure de leur utilisation. Le local doit toujours être propre en partant. Le dernier à partir doit veiller à ce que le local soit correctement fermé, (portes, fenêtres et volets), le chauffage baissé, tous les appareils radio mis hors tension et les points d’éclairage éteints.

Le Secrétaire est chargé de veiller à l’affectation des clés du local et de l’entrée du bâtiment communal.

Horaires d’ouverture du local

Les horaires d’ouverture sont définis en fonction des activités, notamment le samedi de 14h00 à 19h00 au plus tard pour les réunions hebdomadaires techniques, selon les jours et heures des réunions du Conseil d’Administration ou des réunions des commissions et les plages de trafic radio, ( essais, trafic courant, animations, concours… ).

Matériel

Tout membre s’engage à utiliser le matériel après avoir pris connaissance des procédures et après lecture des manuels d’utilisation.

Tout prêt de matériel est soumis à l’approbation du Conseil d’Administration ou du responsable technique; ce prêt sera de courte durée, (nombre de jours convenu avant emport), et consigné sur un registre spécifique des entrées et de sorties du matériel.

Un chèque de caution, (75% de la valeur du matériel cote argus ou du prix d’achat), pourra être exigé. Tout vol ou dégradation du matériel de l’ARV84 justifiera une réunion du Conseil d’Administration qui statuera sur les mesures à prendre.

Bibliothèque

Les membres pourront emprunter des ouvrages de la bibliothèque le jour de la réunion mensuelle ou de permanence du Radio Club.

Ce prêt leur est consenti pour une période d’un mois renouvelable une seule fois et sera consigné sur un registre spécifique aux entrées et sorties des ouvrages de la bibliothèque.

Site internet arv84.fr

Le site arv84.fr est un site Internet public, servant notamment d’outil de lien, d’information et de communication entre tous les membres.

Le site arv84.fr sert aussi la communauté radioamateur en vue de l’organisation de SUD EXPO RADIO.

Le Conseil d’Administration définit les règles d’administration et de modération du site et désigne les personnes en ayant la charge.

Bureau numérique

Un Bureau Numérique sert de lien et d’outil d’archivage entre tous les membres du Conseil d’Administration. Il est aussi utilisé pour les discussions courantes ou la concertation entre les membres du Conseil d’Administration.

Le Conseil d’Administration définit les règles d’administration et de modération du site et désigne les personnes habilitées.

Droit à l’image et droit d’auteur

Tout membre autorise l’ARV84 à faire usage de toute image, (photographie ou vidéo), sur laquelle il figure sauf stipulation contraire de l’intéressé.

L’ARV84 s’engage à ne pas céder, vendre ou distribuer, même gratuitement, cette image en dehors de ses supports de promotion et de communication, (site web, forum, tracts…). La photo peut être amenée à être modifiée dans le cadre de son utilisation, (recoupe, retouche…). Toute photographie, illustration, logo, design, concept ou propriété intellectuelle personnelle d’un membre de l’association mis à disposition de l’ARV84 l’est sans limite de durée de temps sous réserve d’instruction contraire écrite au moment de sa remise.

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